Llegir una factura amb OCR no és donar-la per bona
Passar dades d’una factura a un programa sembla una feina ideal per automatitzar. Però que un sistema reconegui un import no vol dir que l’hagi interpretat bé ni que la factura sigui correcta. Abans de connectar l’extracció amb una acció, separa la lectura del document de la decisió de donar-lo per bo.
La confiança és una pista, no una aprovació
Els sistemes d’extracció poden retornar una puntuació de confiança. Microsoft Document Intelligence explica que aquesta puntuació estima la certesa d’una predicció i que no tots els camps la inclouen. També distingeix la confiança de la lectura de paraules de la confiança del camp extret.
Per això, llegir bé una xifra no garanteix haver-la assignat al total correcte. Una puntuació alta tampoc acredita que el proveïdor existeixi, que no hi hagi un duplicat o que s’hagi autoritzat el pagament. Són comprovacions diferents.
Decideix què necessita revisió
Identifica els camps que poden provocar un problema si són erronis: el número de factura, la moneda, el total o les dades del destinatari. Defineix comprovacions adaptades al teu procés i envia els casos amb dades absents, incoherents o dubtoses a revisió addicional. No omplis un camp desconegut amb una suposició perquè el programa pugui continuar.
No hi ha un llindar de confiança universal que faci segur qualsevol flux. Prova’l amb documents representatius, incloent formats diferents, escanejos borrosos i factures amb diverses pàgines. Compara el que extreu el sistema amb una comprovació del document original i mira quins errors deixarien passar les regles.
Comença sense executar accions externes
Una primera fase pot limitar-se a preparar un esborrany de dades. Conserva la referència al document original per contrastar els camps sense tornar a buscar-lo. Restringeix l’accés i defineix quant temps necessites guardar documents i resultats.
Quan el format d’un proveïdor canviï, revisa de nou el comportament. Les proves amb un conjunt de documents no demostren que qualsevol factura futura es llegirà bé. Automatitzar la transcripció pot treure feina; aprovar documents o ordenar pagaments és una altra decisió, amb altres permisos i comprovacions.