Abans de compartir una carpeta, revisa qui hi podrà entrar
Enviar un enllaç és ràpid. Saber qui pot obrir el document, modificar-lo o tornar-lo a compartir requereix una comprovació diferent. Una carpeta de feina no hauria de tenir permisos amplis només perquè així desapareix l'avís de falta d'accés. Primer cal decidir qui necessita veure què.
Comença pel destinatari
Defineix si el document és per a una persona, un equip o qualsevol que rebi l'enllaç. A Google Drive, l'accés general pot quedar restringit o permetre l'entrada a qualsevol persona amb l'enllaç. Són audiències diferents, encara que el fitxer sigui el mateix.
Comprova l'adreça exacta quan comparteixis amb algú concret. Un nom que sona familiar no evita equivocar-se de compte. Si només ha de llegir, no li donis edició per defecte. Drive permet distingir entre lector, comentador i editor.
Mira també la carpeta superior
Els permisos d'una carpeta s'hereten als fitxers que conté. La documentació actual de Drive avisa que no pots donar menys accés a un fitxer individual si aquella persona ja en té més a la carpeta superior. Per limitar-lo, cal revisar els permisos de la carpeta o valorar una subcarpeta amb accés limitat.
Això fa que revisar només el botó Compartir d'un document no sempre sigui suficient. Mira d'on ve l'accés i si hi ha grups o carpetes que l'amplien.
Fes una comprovació curta
- Identifica el públic previst abans de copiar l'enllaç.
- Revisa el rol que necessita cada destinatari.
- Comprova si l'accés ve d'una carpeta o un grup.
- Evita obrir l'accés general només per resoldre una incidència puntual.
Revisa quan s'acabi la feina
Quan un projecte es tanca o canvia de col·laboradors, repassa els accessos. No retiris permisos a cegues: confirma qui encara necessita el document i qui n'és responsable. Si una automatització comparteix fitxers, prova-la amb documents ficticis i comprova l'audiència final. Que el sistema hagi creat un enllaç no demostra que l'hagi compartit amb la gent correcta.